Hyvä sopimus ei ole pelkkä muodollisuus. Se on yrityksen tärkeimpiä riskienhallinnan välineitä.

Yritysten välisessä yhteistyössä sopimukset ovat osa jokapäiväistä liiketoimintaa. Niihin saatetaan kuitenkin suhtautua muodollisuutena, joka hoidetaan nopeasti ennen varsinaisen työn aloittamista. Hyvin laadittu sopimus on paljon enemmän: se määrittää yhteistyön pelisäännöt ja auttaa ehkäisemään erimielisyyksiä.

Sopimuksen merkitys näkyy usein vasta ongelmatilanteessa

Kun yhteistyö sujuu hyvin, sopimuksen yksityiskohtiin ei välttämättä tarvitse palata.

Tilanne muuttuu, jos toimitus viivästyy, palvelun laatu ei vastaa odotuksia tai osapuolet ovat eri mieltä sovitun työn sisällöstä.

Silloin huomio kohdistuu siihen, mitä sopimuksessa todella lukee.

Jos vastuut, velvollisuudet ja menettelytavat on määritelty epäselvästi, sopimuksen tulkinnasta voi syntyä erimielisyyttä.

Hyvin laadittu sopimus ei takaa ongelmatonta yhteistyötä, mutta se voi vähentää epäselvyyksiä ja antaa osapuolille selkeät lähtökohdat tilanteiden ratkaisemiseen.

Mitä yrityksen sopimuksessa pitäisi huomioida?

Sopimuksen sisältö riippuu yhteistyön luonteesta, mutta yritysten välisissä sopimuksissa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:

• Mitä tuotteita tai palveluita sopimus koskee?
• Mitkä ovat osapuolten vastuut ja velvollisuudet?
• Miten hinta, maksuehdot ja mahdolliset lisätyöt määräytyvät?
• Mitä tapahtuu, jos toimitus viivästyy?
• Miten virheistä ja vahingoista vastataan?
• Millä perusteilla sopimus voidaan irtisanoa tai purkaa?
• Miten mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan?

Lisäksi sopimuksessa voi olla tarpeen määritellä esimerkiksi salassapitoa, immateriaalioikeuksia ja henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot.

Valmis sopimuspohja ei aina vastaa yrityksen tarpeita

Internetistä löytyy runsaasti erilaisia sopimusmalleja.

Valmis pohja voi olla hyödyllinen lähtökohta, mutta sen soveltuvuus riippuu siitä, millaisesta liiketoiminnasta ja yhteistyöstä on kyse.

Esimerkiksi asiantuntijapalvelun myyntiin laadittu sopimus ei välttämättä sovellu sellaisenaan laajaan tavarantoimitukseen tai pitkäaikaiseen alihankintasuhteeseen.

Sopimuksen ehdot voivat myös painottua voimakkaasti toisen osapuolen eduksi.

Siksi sopimusta kannattaa tarkastella oman yrityksen liiketoiminnan ja riskien näkökulmasta.

Sopimusneuvottelu on myös liiketoimintaneuvottelu

Sopimuksen laatiminen ei ole pelkästään juridista työtä.

Siinä sovitaan samalla siitä, miten yhteistyö käytännössä toimii ja miten taloudelliset riskit jaetaan.

Esimerkiksi vastuunrajoitusehto voi vaikuttaa merkittävästi siihen, millaisen riskin yritys ottaa suhteessa sopimuksen arvoon.

Samoin maksuehdot voivat vaikuttaa yrityksen kassavirtaan.

Juristin tehtävänä on auttaa yritystä ymmärtämään sopimusehtojen oikeudelliset ja liiketoiminnalliset vaikutukset.

Lopulliset kaupalliset päätökset tekee yritys itse.

Sopimuksia kannattaa tarkistaa myös yhteistyön aikana

Yritysten toiminta muuttuu.

Palveluvalikoima laajenee, toimitusmäärät kasvavat tai yhteistyöstä tulee alkuperäistä merkittävämpää.

Sopimukset eivät kuitenkaan aina päivity liiketoiminnan mukana.

Siksi yrityksen on hyvä tarkastella tärkeimpiä sopimuksiaan säännöllisesti ja erityisesti silloin, kun yhteistyön sisältö muuttuu olennaisesti.

Sopimusten laatu kertoo yrityksen toimintatavoista

Selkeät sopimukset voivat parantaa myös asiakaskokemusta.

Kun yhteistyön ehdot ovat ymmärrettävät, molemmat osapuolet tietävät paremmin, mitä toisiltaan voivat odottaa.

Hyvä sopimuskäytäntö ei ole epäluottamuksen osoitus. Se on osa ammattimaista ja vastuullista liiketoimintaa.

ANKO Yrityslakipalvelut auttaa yrityksiä sopimusten laatimisessa, tarkastamisessa ja sopimuksiin liittyvien erimielisyyksien selvittämisessä. Ota yhteyttä, kun haluat varmistaa, että yrityksesi sopimukset tukevat liiketoimintaa.